La tecnología va avanzando y con ella nuestra manera de hacer las cosas cambia a un ritmo vertiginoso, sin que nadie nos informe, ni nos indique a los que ya no estamos en tiempo escolar, de cómo proceder para adaptarnos a estos cambios tan apresurados.
El email, ha llegado para quedarse y con él un gran ahorro de tiempo en el envío y recepción de nuestras comunicaciones, y de dinero en sellos. Forma parte de nuestros quehaceres diarios el envío y recepción de ellos.
A la recepción de un email, al igual que pasa con la recepción de una carta, o cuando conocemos a una persona, nos hacemos una rápida idea de cómo es la persona que nos lo envía, su seriedad, y su imagen profesional y es por ello que debemos cuidar escrupulosamente los detalles contenidos en el email en el momento de su redacción.
Si cuidas estos puntos que describo a continuación, verás como en seguida mejoran tus comunicaciones con los demás mediante el email.
1- Responder inmediatamente al e-mail recibido
Cuando recibas un email ( que no sea Spam), en el momento que puedas, debes contestarlo. Ello demostrará que te interesa lo que el emisor te ha escrito, y a él le dará la sensación de tranquilidad al saber mediante tu contestación que lo ha recibido. A veces basta con un simple; «buenos días, acuso recepción de tu email», como sucede con el Whats app, con el que siempre quedamos pendientes del doble click, para saber si se ha recibido y leído.
¿Es de buena educación contestar cuando te hablan, verdad?, pues también es de buena educación contestar un email. 😉
2.- Saludar al principio
Siempre que redactes un email, éste debe empezar por un saludo, o una fórmula de cortesía. Esta es una de las formas en que se basa la buena redacción y la seriedad, y existen multitud de maneras de hacerlo, dependiendo del motivo, del contexto y de la persona a la que se le envíe el email. Por ejemplo, entre muchas…
- Buenos días, Jorge:
- Apreciada Ana:
- Apreciado Sr. Gómez
- Distinguida Sra. Juana
3.- Asunto del email
[Tweet «Antes de abrir el email, siempre miramos el asunto, y según la sensación que nos da, decidimos si lo leemos o no.»] Debemos tomarnos unos minutos en analizar si la forma de escribir el asunto, es correcta y pensar en la sensación que le dará a nuestro receptor la lectura del mismo.
Otra matiz importante con relación al asunto del email, es que al contestar, siempre se sigue con el asunto, y pasados meses, es una forma fácil de buscar por el correo electrónico, los mensajes relativos a ese asunto en concreto, lo que nos evitará perder tiempo buscando entre centenares de emails.
4.- Uso limitado de las mayúsculas
Otro de los grandes errores que se cometen es el abuso de las mayúsculas en la redacción del email. Un abuso de ellas, dará a la persona que lo recibe una sensación rara, como si se tratara de alguien que no domina la escritura correctamente, y hará un efecto de parvulario.
Al igual que sucede al escribir con mayúsculas en un chat, es como si gritases en vez de hablar, y está muy mal visto. Hacer un uso adecuado de las mayúsculas, facilitará la comprensión de tu email, y mejorará tu imagen.
5.- Errores ortográficos
Especial cuidado debemos de tener, con los errores ortográficos en la redacción del email. Este tipo de errores, por muy bueno que sea nuestro contenido, e ideas que intentamos plasmar, echará por los suelos toda nuestra intención. Hay un sin fin de recursos en internet para saber si una palabra está correctamente escrita.
6.- Buena redacción y esquematización del contenido
Para que nuestro email sea exitoso, antes de redactarlo debemos hacer un esquema del contenido que vamos a plasmar en él, siguiendo estos puntos ordenadamente:
- Recoger las ideas
- Redactar el e-mail ; saludo, cuerpo del escrito, despedida
- Revisar el e-mail antes de enviar, en cuanto a forma y corrección de escritura.
Sólo cuando estemos seguros de que está correcto, estará preparado para ser enviado.
7.- Despedida
Al momento de finalizar el contenido, no debes olvidarte despedirte correctamente, dependiendo del contexto de tu email, y de la persona que no vaya a recibir. Es muy sencillo y de nuevo, como en los puntos anteriores denotará formalidad y seriedad. Un par de ejemplos:
- Saludos cordiales ( en plan más formal)
- Te deseo un buen fin de semana ( en plan más cordial)
8.- Firma
Nuestro correo electrónico nos da herramientas para automatizar nuestra firma, con lo que será mucho más sencillo y práctico utilizar este sistema, con el que nunca nos olvidaremos de la firma. Puedes poner una imagen, el nombre y los datos de contacto en ella. Si el email es de empresa o en relación a tu trabajo, también es aconsejable poner la cláusula de confidencialidad. ( hay muchos ejemplos que puedes copiar de emails que hayas recibido)
9.- Reenvíos
Una buena manera de quedar en ridículo, es reenviar un email a alguien con el seguimiento de otros e-mails que te han sido enviados a ti. Como no revises lo que reenvíes puedes encontrarte o poner en una situación muy, pero que muy delicada a la persona que te lo envío a ti. Asegúrate de que envías lo que quieres enviar, y no corras.
Si aplicas estos tips, verás como la percepción que las personas que reciben tus emails, mejorará enormemente, y eso se traducirá en relaciones y negocios mucho más exitosos.
Si te ha sido útil este post, te agradeceré personalmente que lo compartas, de esta manera mejoraremos nuestra forma de dirigirnos a los otros. Seguro que conoces más tips para que un email quede perfecto. Compártelo con nosotros.
Un abrazo grande.
