Ya desde la escuela debemos hacer presentaciones. Aprendemos a juntar la información, seleccionarla, y presentamos lo que creemos más importante. Pero a veces olvidamos enfocarnos en lo más importante, que es el objetivo final. ¿Cómo logramos que la audiencia haga lo que queremos que haga? ¿Cómo hacemos una presentación efectiva?
1. Propósito
La pregunta más importante que usted mismo debe hacerse es: ¿Para qué hago esta presentación? ¿Cuál es mi objetivo final? Téngalo super claro, ya que va a tener que aplicarlo durante toda la presentación. No se puede olvidar que la presentación es un medio para perseguir un fin, como convencer a un potencial inversor, aprobar una tesis, o realizar una venta.
Una vez que definió el objetivo principal, la razón última por la cual hace la presentación, es recomendable que lo escriba en algún lugar visible. Así nunca perderá el norte, y no perderá tiempo en actividades que no aportan a cumplir dicho objetivo. Es común ver equipos de trabajo o personas solas que, sin notarlo, se van desviando de el principal cometido.
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2. Personas
Las presentaciones son para un público compuesto por personas. Cada individuo es diferente, y se mueve por estímulos muy distintos a los del otro. Entonces, obviamente es muy difícil considerar aquello que motiva a cada persona. Sin embargo, siempre sirve hacer un poco de investigación para conocer más a la audiencia a la cual vamos a presentar.
Las personas en el público, ¿tienen algo que los defina como similares? Identificar esas características le ayudará a conocer mejor a su audiencia, y así dirigir la presentación en base a analogías y anécdotas que despierten el interés de ellos. También puede buscar un tono de voz y un dialecto con el cual se identifiquen.
3. Producto
La presentación debe ser un buen producto en sí. ¿Qué quiere decir esto? Que hay que cuidar tanto el formato como la elegancia. El formato no siempre debe ser un presentación de Power Point, con el exponente dirigiéndose a la audiencia. Hoy en día existen alternativas muy buenas como Prezi o Slide Share.
Por otro lado, no olvide que el 75% de lo que percibe una persona suele ser a través de la vista. Las presentaciones deben incluir más imágenes y gráficas y menos texto. Si bien los dos son visuales, obviamente no causan el mismo efecto.
El desafío está en que usted mismo sea creativo y encuentre distintas formas de aplicar un formato a su presentación, de manera de que apoye a lograr cumplir con el propósito que se planteó al inicio. Las personas aprenden más haciendo que viendo. Por ejemplo, puede utilizar Clickers para hacer que las personas en el público tengan participación muy activa en la presentación, y así reciban mucho más del impacto que usted busca causar.
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4. Recursos
Una vez definido el propósito que quiere lograr, y cuando ya tienes una buena idea de quiénes son las personas que van a estar presentes en el público, llega la hora de definir cómo lograr cumplir tu propósito con ese público. Aquí surgen los recursos, que son herramientas que puede utilizar a su favor, y lo ayudarán a obtener mejores resultados. Los principales recursos son:
Antes y Después: Las personas estamos entrenadas para captar mejor la magnitud de un valor a partir de una comparación. Ver la situación actual de algo causa mucho menos impacto que si nos muestran la situación actual en comparación a la situación de hace un tiempo. Este recurso lo utilizan mucho los defensores del calentamiento global, a través de imágenes sobre el derretimiento de los polos.
Preguntas retóricas: Las preguntas retóricas tienen un gran poder. Ayuda al presentador a recurrir a la experiencia de la audiencia. Al hacer una pregunta dirigida al público, éste inevitablemente responde para sí mismo, lo que lo vincula directamente con su experiencia previa y el tema de la presentación. En consecuencia, estará más interesado en la presentación.
Repetir y enfatizar: Comunicar un idea más de una vez puede parecer molesto. ¡Pero no lo es! Ayuda a la audiencia a diferenciar los puntos importantes de los menos relevantes. Es muy difícil que una persona de la audiencia se vaya recordando cada punto analizado. Sin embargo, al repetir y enfatizar ciertos puntos, usted lo ayuda a recordar las ideas más relevantes (Que obviamente están vinculadas a su propósito).
Provocar y Jugar: Cuando el presentador logra que la audiencia se sienta partícipe, el resultado es un público muy atento y participativo. Dividir el público en facciones, incluir juegos, discusiones, y todo aquello que obligue a las personas a tomar parte, tiene un gran potencial en la presentación.
Contando historias: Las historias que logran causar respuestas emocionales en las personas son mucho más efectivas que cualquier dato o argumento que pueda presentarse. Los humanos somos más emocionales que razonables, y una historia bien contada, que sepa cómo recurrir al lado emocional del público, es capaz de causar un impacto muy significativo.
Recurrir a la autoridad: Consiste en recurrir a la expresión de personas expertas y con autoridad en determinado tema. Es el clásico ejemplo de personas dedicadas a la investigación en una Universidad. Debe ser muy cuidadoso con este recurso, ya que conlleva el riesgo de convertirse en falacia.
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Ironizar o desprestigiar: Hacer un comentario chistoso –siempre y cuando sea respetuoso- sobre un contrincante o sobre una idea contraria a la que usted quiere promover, puede ser un recurso útil ya que le quita validez a la posición contraria. Debe ser una ironía con clase, y que ironice sobre algo verdadero, y no sobre un supuesto.
Apelar a la ética: La ética es universal y es, generalmente, algo que genera consenso entre las personas. Por ejemplo, hoy casi no existen personas que defiendan la esclavitud. Cuando se logra demostrar que la idea que se quiere transmitir tiene consecuencias éticas, los argumentos suelen cobrar mayor validez.
Mostrar vulnerabilidad: Es un recurso muy útil para personas que hablan ante audiencias en posiciones inferiores. Es el caso típico del empresario que expone frente a sus empleados. Se muestra humano, comprensivo, vulnerable, de modo de ganarse la simpatía de sus colaboradores.
Recurso de exageración: Si se pretende causar impacto con una idea, una forma efectiva de hacerlo es empleando una exageración comparativa. Cuando Al Gore presentó acerca del calentamiento global, y mostró una gráfica sobre la presencia de dióxido de carbono en la atmósfera, utilizó una escalera mecánica para alcanzar los niveles de hoy en día. Esto causa impacto, y la sensación de que los niveles de CO2 son demasiado altos hoy en día.
Defina su propósito, conozca a su audiencia, y cree una presentación impactante que se integre con recursos útiles para mover a su público.
